呼伦贝尔市人民代表大会
常务委员会会议服务工作规范
为了进一步提高常委会会议服务工作的效率和质量，更好地为常委会组成人员履行职责服务，努力做到规范化、制度化，根据《呼伦贝尔市人民代表大会常务委员会议事规则》和《呼伦贝尔市人民代表大会常务委员会工作条例》及其它有关规定，结合实际情况，制定本规范。
秘书长、副秘书长的工作
一、常委会会议的组织服务工作，由秘书长或分管副秘书长负总责，并组织实施。
二、常委会会议的重大问题，涉及到党委、政府、两院的，由秘书长协调；涉及到常委会办公厅、工作委员会之间的，由秘书长或联系有关工作委员会工作的副秘书长协调。
三、常委会会议报到前，由秘书长或分管副秘书长主持召开机关有关部门负责同志参加的协调会，沟通情况，检查并落实会议的各项组织工作。
四、常委会会议期间，秘书长和分管副秘书长无特殊情况不外出，按照分工组织好会议服务工作。
会 务 工 作
常委会会议会务工作由办公厅负责承办，由各工作委员会协办。
一、会前准备工作
（一）会议建议议程的征集、整理和确定
每一次常委会会议结束后，立即开始下一次常委会会议建议议程的征集和整理工作，并在主任会议召开前两天，经秘书长或分管副秘书长审签后，提请主任会议审议确定。
（二）会议建议议程的通报、协调和落实
主任会议确定建议议程后，即起草关于通报常委会会议建议议程的函，经分管副秘书长审签后，发市人民政府办公厅征求意见，同时抄送有关部门。政府办公厅落实建议议程的情况函复后，及时向常委会组成人员、“一府两院”及有关部门发出关于召开常委会会议的时间和主要建议议程的预报通知。预报通知，一般应于开会前30日发出。
预报通知发出后，有关工作委员会要及时督促各项建议议程的落实情况，办公厅要适时提出主任会议召开的时间和议题的建议。
根据会议建议议程，将会议审议的报告和参阅材料于常委会会议召开五日前发给常委会组成人员。
提请常委会会议审议之前，需经主任会议审议通过的决定、决议草案，提前印发主任会议组成人员。主任会议审议通过后，立即起草向市委报送关于召开常委会会议有关事项的请示。市委批复后，及时发出召开常委会会议的正式通知。
（三）草拟会议日程
办公厅根据市委的批复和会议建议议程，草拟常委会会议日程，经秘书长或分管副秘书长审签后，提请主任会议议定（草拟常委会会议日程时，要考虑主任会议和党组扩大会议召开的时间）。
（四）新闻发布
办公厅根据常委会会议日程和建议议程，在常委会会议召开三天前，草拟常委会新闻发言人的新闻发言稿，经领导审签后送新闻单位于常委会会议召开前一天播发。如需召开新闻发布会，由办公厅通知新闻单位，并做好新闻发布会的组织工作。
（五）召开协调会
常委会会议前，办公厅负责通知由秘书长主持、有关部门负责人参加的协调会，就会议准备工作通报情况，做出统一安排。
（六）会议文件的规范、印制和分发
根据常委会会议日程和建议议程，积极同有关工作委员会和有关部门联系，做好印制会议文件工作。
由各工作委员会提供的会议文件，由工作委员会主任或常委会分管副主任签字；由办公厅有关部门提供的会议文件，由分管副秘书长签字。办公厅按常委会会议文件的要求进行规范后，经分管副秘书长审签后送印，并在会议召开前，按文件序号分检装袋，摆放在与会人员座位前。
（七）落实出、列席会议人员
办公厅在常委会会议召开前，按会议通知要求，落实出、列席会议人员情况，并在会议召开前一天，向秘书长和分管副秘书长汇报。外地出、列席会议人员到呼伦贝尔市的车次等情况，于抵达半天前，书面通知有关会务工作人员，书面通知要做到表述准确，时间确切。
（八）编排分组名单和席次示意图
办公厅编排分组名单时要考虑各组召集人及与会人员的年龄、身体状况、工作性质等因素，做到均衡合理。席次一般按姓氏笔划排列。分组名单和席次示意图经分管副秘书长审签后付印。
（九）起草会议主持词
根据常委会会议日程，办公厅起草每次全体会议的主持词，一般应于会议召开前一天送分管副秘书长和主持人审签后付印。如会议议程涉及人事任免事项，主持词由选任联工作委员会提供。
（十）通知宣读人员
在常委会全体会议召开前一天，确定并通知蒙、汉文宣读人员，由办公厅会务工作人员将宣读文件提前送交宣读人员。
（十一）制发证件
办公厅会务工作人员应于常委会会议召开前一天制发完出、列席会议人员证件。
（十二）落实新闻报道工作
常委会会议召开前一天，办公厅会务工作人员负责落实新闻单位到会报道工作。
（十三）在常委会会议召开前一天，办公厅会务工作人员负责布置会场，做到国徽悬挂端正、桌签摆放整齐，音响表决系统无故障。大会和分组会议室的使用，根据会议日程提前通知工勤人员，由工勤人员做好各项准备。
（十四）根据会议日程安排，编制会议经费预算，做好出席人员及列席人员食宿和接送站等各项服务工作。
二、会内服务
（一）会前检查
会务工作人员提前半小时到达会场，检查桌签、会议文件摆放是否正确，音响系统能否正常工作。
（二）会议开始前的准备工作
会务工作人员引导与会人员按指定席次就座。
会务工作人员清点到会人员，向秘书长或主持人报告到会人员情况。
（三）分发会议材料
根据会议进展情况，会务工作人员及时分发或补发会议材料。
（四）掌握会议进展情况
办公厅会务工作人员要掌握会议动态和有关部门列席人员到会回答询问、说明问题的情况，适时提出会议日程调整的建议。重要问题和情况要及时向领导汇报，根据领导指示，做好协调服务工作。
三、会后工作
（一）通过议案的公布
常委会会议结束当日，有关工作委员会将会议通过的文件一式三份，由工作委员会主任签字后送办公厅，办公厅将需由新闻单位公布的决定、决议等文件，经秘书长签发后，送新闻单位公布。
（二）决定、决议的实施通知
常委会会议结束后，相关工作委员会应按要求起草给“一府两院”及有关部门实施的通知。经主任或副主任审签后，一周内由办公厅发出。
（三）编写常委会《会议文件汇编》
常委会会议结束后，办公厅要及时整理会议通过的文件，在10天内编写完《会议文件汇编》，送分管副秘书长审签后印发。
（四）会议通过议案的督查和落实情况反馈
常委会会议结束后，办公厅和各有关工作委员会负责落实会后有关承办和督查的事项。有关单位要及时反馈承办和督查的结果。
（五）会议文件的立卷和归档
常委会会议结束后，办公厅会务工作人员将会议材料进行立卷，于一周内交档案室存档。
